Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação ...

Todos os documentos ou equipamentos de arquivo eletrônico relacionados com a prestação de serviços notariais ou registrários compõem o suporte material da serventia e do titular, para o cumprimento de seus deveres, sendo ele o exclusi­vo responsável por sua conservação (v., quanto à aplicação do verbo zelar, o co­mentário ao art. 38).

A Lei n. 9.955, de 6 de janeiro de 2000, acrescentou parágrafo único ao art. 42 da Lei dos Registros Públicos - em erro topográfico evidente, pois cabível apenas na Lei n. 8.935/94 - para determinar que “os livros notariais, nos modelos existentes, em folhas fixas ou soltas, serão também abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo tabelião, que determinará a respectiva quantidade a ser utilizada de acordo com a necessidade do serviço”. A norma relacionasse com o primeiro dos deveres dos notários e registradores (art. 30, I), mas respeita a independência assegurada no exercício das suas funções (art. 28), podendo praticar os atos que lhes correspondem sem prévia autorização do órgão judiciário ao qual estejam vinculados (art. 41). A permissão de regular a respectiva quantidade é do delegado, que a deve exercer com cuidado e proficiência, para que - nada obstante o custo operacional envolvido - jamais faltem instrumentos necessários ao exercício de sua função.

O art. 46 deve ser lido em conjunto com o art. 24 da LRP, referente a uma das obrigações essenciais dos registradores, que passam a ser válidas também para os notários. Nessa parte, a derrogação do art. 24 também ocorreu, considerando que sua redação determinava aos oficiais que mantivessem os livros e documentos da serventia em permanente segurança, respondendo por sua ordem e conservação. A norma agora comentada é mais ampla e substitui a precedente.

deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro ...

A independência do notário e do registrador tem como corolário o acréscimo de novas responsabilidades, expressamente definidas. Esse é o caso desse disposi­tivo, a afirmar a guarda, ou seja, a vigilância de tudo quanto, na sede do serviço, seja relacionado com a prestação qualificada deste. A responsabilidade subsiste nas ausências, mas não nos impedimentos ou afastamento determinado pela autoridade competente.

Que zelará por sua ordem, segurança e conservação

A regra é específica quanto aos papéis em geral, obrigando a ordem de seu arquivamento, a segurança contra riscos de destruição, até mesmo por insetos daninhos, e a conservação apta a permitir o fornecimento de certidões ou de indicações precisas a respeito do que neles conste. A imposição do zelo, que tem o juiz como destinatário no art. 38, aplica-se aqui ao titular do serviço. Ordem tem significado a ser também compreendido com a leitura do art. 42. Há sistema de guarda dos documentos referidos neste art. 46, os quais devem ser estudados e conhecidos pelo delegado, para adequada aplicação.

Se houver necessidade de serem periciados ...

A perícia de livro ou papel, existentes no serviço notarial ou registrário, so­mente pode ser feita se determinada por juiz competente, como decorre do parágrafo único.

A autoridade judiciária que avalia a necessidade da prova pericial, na vara pela qual corre o feito, atende pedido da parte interessada ou delibera por iniciati­va própria, para mandar realizar a perícia na forma da lei processual.

Tanto o perito da confiança do magistrado, quanto os assistentes das partes, têm direito de acesso à documentação a ser examinada. O titular deve exigir desses técnicos a exibição de mandado judicial.

O exame deverá ocorrer na própria sede do serviço ...

Os arts. 22 e 23 da LRP criavam a mesma restrição aos trabalhos periciais, embora de modo menos específicos.

Constava da redação do art. 22 que os livros de registro ou fichas que os substituíssem somente saíssem da serventia sob autorização judicial; e, do art. 23, a restrição de que outras diligências judiciais e extrajudiciais que exigissem a apresentação de livro, ficha ou documento fossem efetuadas no âmbito do próprio serviço registrador. Foram ambos revogados pela Lei n. 8.935/94, que estendeu a proibição aos tabeliães.

Em dia e hora adrede designados ...

O perito não é livre de comparecer à serventia quando melhor lhe aprouver. Deve requerer ao juízo competente a autorização para comparecer ao serviço notarial ou registrário em que o trabalho técnico deve ocorrer, cabendo a essa autoridade judicial designar o dia e hora de realização da prova. A designação de dia e hora se relaciona com a garantia de plena defesa e do contraditório, circunstâncias a serem debatidas pelos interessados na vara de origem, sem qualquer intervenção do delegado.

Com ciência do titular e autorização do juízo competente

O titular será cientificado por ofício ou por mandado judicial que reproduza a autorização do juízo, ficando dispensado do sigilo, nos limites dela.

A perícia leva em conta os limites determinados pela autoridade judiciária sob a qual o processo tem curso, para expedir a autorização prevista. Essa autori­dade é aquela à qual o parágrafo único do art. 46 refere como juízo competente.

A lei supriu a lacuna, ao determinar que o notário e registrador, legalmente nomeados até 5 de outubro de 1988, data em que foi editada a Constituição vigente, passaram a delegado do Poder Público, deixando a antiga condição, sem necessidade de sua manifestação expressa a respeito, pois não têm como se oporem à outorga.